Clínicas

  • Como acedo ao clínicas?
    Para aceder ao Clínicas deve utilizar o link  e clicar em Login. A seguir escolha a opção web-principal e coloque os dados de acesso: entidade, utilizador e password.

    Se por algum motivo não conseguir aceder à aplicação escolha a opção web-alternativo.  
  • Quais são os planos disponíveis?
    O Clínicas não tem planos específicos, cada empresa pode escolher o plano que mais se ajusta às suas necessidades.
    Os planos são compostos pelos seguintes módulos: agenda, histórico clínico, prontuário, vendas, compras, contas correntes, stocks, caixas e bancos e avenças.

    Inclui também o acesso simultâneo de 5 profissionais de saúde, embora a criação de utilizadores seja ilimitada. Depois pode adicionar um conjunto de módulos disponíveis.
     
  • Quais os módulos disponíveis?
    Os módulos disponíveis são agenda, histórico clínico, prontuário,vendas, compras, contas correntes, stocks, caixas e bancos. Existem também alguns extras como as Avenças, Pacotes SMS. 
     
  • Os preços incluem atualizações e assistências?
    Sim, no preço da subsrcrição já incluí todas as atualizações e assistências. Pode consultar a nossa Tabela de Preços.
  • O clínicas é certificado pela AT?
    Sim, o Clínicas possui certificação da Autoridade Tributária e Aduaneira sob o n.° 338 , sempre atualizado pela legislação em vigor.
  • São efetuadas cópias de segurança?
    Sim, o utilizador não tem de se preocupar com isso. As cópias de segurança são efetuadas automaticamente pelo Clínicas, duas vezes por dia, de forma a garantir a total segurança da informação.
     
  • Que segurança existe no Clínicas?
    A segurança é um aspeto ao qual damos muita importância. Por isso os nossos servidores estão alojados nos melhores data center existentes no mercado, com backups automáticos duas vezes ao dia, semanais e mensais.

    Em relação à ligação ao servidor são efetuadas através do protocolo https.  
  • Onde posso colocar as minhas dúvidas?
    Pode colocar as suas dúvidas no site do Clínicas através do formulário de contacto, na própria aplicação encontra uma área de suporte técnico, e pode também enviar as suas questões para ponto25@ponto25.pt.
  • Qual é a password de acesso ao Clínicas?
    Inicialmente receberá os dados de acesso no seu e-mail, aconselhamos que após o primeiro acesso altere a password.  
    O que recomendamos é que escolha uma password fácil de se lembrar, mas difícil para se descobrir.
     

Agenda

  • Como consultar os agendamentos por estado (confirmado, presente,cancelou..)
    Comece por aceder a Listagem → Agenda/Consulta.

    Pode consultar os agendamentos por colaborador, convênio, clínica e do lado direito encontra os filtros correspondentes ao estado, clica em processar e é apresentado a listagem.
     
  • Como agendar várias consultas em série?
    Para isso vai a Movimentos → Agenda→ Colaboradores.

    Ao inserir um novo cliente na agenda faz clique com o lado direto do rato, e nessa janela no separador Agendamento indique os dias da semana em que o utente vai ter o tratamento, bem como, a hora e o número de sessões.
     
  • Posso criar um cliente através da agenda?
    Sim, aceda a Movimentos→ Agenda→ Colaboradores

    Ao selecionar um horário qualquer com o lado direito do rato aparece uma janela para realizar a marcação.
     

Utentes

  • Como crio um utente?
    Para criar um cliente acede à opção Tabelas -> Utentes. Clica em novo e é apresentada uma nova ficha de cliente, onde deve preencher os dados e no final gravar.

    O Utente pode ainda ser criado através da Agenda ou do menu Faturação. 
  • Como apago um utente?
    Para apagar um utente, acede à respetiva ficha de utente e clica em apagar. Atenção, pois caso já existam movimentos registados relativos ao utente não será possível apagá-lo.
  • Como altero os dados de um utente ?

    Para alterar os dados acedendo à respetiva ficha de utente, altera os dados e no final clica em gravar.

    Tenha atenção que após emitir documentos relativos a esse utente, não poderá alterar o NIF do mesmo.

  • Como consultar a conta corrente do utente?
    A consulta das contas correntes é feita através de Movimentos→ Contas Correntes→ Utentes.
    Indique o utente e clique de seguida em Processar, será apresentada a conta corrente do mesmo.
     
  • Como consultar os pendentes de utentes?
    Para consulta de pendentes existem duas opções.

    Um das opções é através de Listagens → Contas Correntes → Listagem de Pendentes.
    A outra é em Movimentos → Contas Correntes→ Utentes.
     

Conceitos gerais

  • O que é uma fatura? E uma fatura simplificada?

    Fatura é um documento comercial emitido por um vendedor, onde constam as condições gerais da transação e o valor a pagar pelo comprador. Nas compras de menor valor a fatura pode ser substituída pela fatura simplificada, cujo conteúdo é mais básico.
     

    A fatura simplificada é permitida só se o imposto for devido em território nacional e apenas em duas situações:
     

    - Nas prestações de serviços que não ultrapassem os 100€ e o adquirente seja sujeito passivo ou particular; e
     

    - Nas transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a particulares desde que não seja superiores a 1 000€.

  • Quais são os elementos obrigatórios de uma fatura?

    De acordo com o nº 5 do artigo 36º do CIVA , as faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
     

    - Nome e sede do fornecedor e do destinatário, e correspondentes NIFs;

    - QR-code com o tamanho estipulado pela AT
     

    - Quantidade e denominação dos bens ou serviços;
     

    - Preço, líquido de imposto, e outros elementos incluídos no valor tributável;
     

    - Taxas aplicáveis e o montante do imposto;
     

    - Motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for o caso;
     

    - Data em que os bens foram colocados à disposição ou data de prestação dos serviços, se diferente da data de emissão.

  • O que é um recibo?

    Um recibo é um comprovativo de pagamento, que deve ser emitido apenas no momento do recebimento do cliente.
     

    O recibo torna-se um documento com validade fiscal para os sujeitos passivos de IVA que optem pelo regime de IVA de caixa.

  • O que são notas de crédito e de débito?

    Tratam-se de documentos comerciais de acerto de contas, retificativos de faturas. No caso da nota de crédito, emitida ao comprador, a função é retificar/regularizar faturas emitidas.
     

    Na nota de débito a função é corrigir a não aplicação do IVA na fatura ou a aplicação de uma taxa de IVA inferior ao que deveria ter sido aplicada.
     

    Em ambas devem ser indicados os artigos ou serviços com respetivas quantidades e preços, assim como fazer referência à fatura a que respeitam.

  • O que é uma nota de devolução?
    Nota de devolução é um documento logístico que acompanha a devolução de uma mercadoria, trata-se de um pedido do comprador ao fornecedor para que este proceda à emissão de uma nota de crédito sobre essa devolução.
  • O que é uma guia de transporte?
    Guia de transporte é um documento que acompanha a circulação de mercadorias, em território nacional, que possam ser objeto de operações realizadas entre sujeitos passivos de IVA.
  • Qual a diferença entre guia de remessa e de transporte?

    Tanto a guia de remessa como de transporte são documentos logísticos e não contabilísticos que se associam ao envio e transporte de mercadorias ou prestação de serviços.
     

    A única diferença é que a guia de remessa indica-nos que já ocorreu o envio da mercadoria ou a prestação de serviços, enquanto a guia de transporte acompanha a mercadoria durante todo o seu transporte.

  • Quais são os elementos obrigatórios das guias de transporte?

    As guias de transporte devem conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
     

    - Nome, sede e NIF do remetente dos bens;
     

    - Nome e sede do destinatário ou adquirente dos bens;
     

    - NIF do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA;
     

    - Menção de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA, se for o caso;
     

    - Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
     

    - Locais de carga e descarga;
     

    - Data e hora em que se inicia o transporte.

  • Qual a diferença entre orçamento e fatura proforma?

    Tanto o orçamento como a fatura proforma são documentos provisórios e informativos enviados antes da troca dos bens. O orçamento é mais utilizado para informar o cliente do melhor valor possível dos bens/serviços pretendidos.
     

    A fatura proforma é usada como orçamento para a obtenção de créditos ou para facilitar trocas internacionais.

  • O que é um balancete?
    Balancete é um documentos que reflete o estado financeiro de uma empresa, num determinado período de tempo. Incluí a lista total de créditos e débitos de todas as contas, assim como o saldo de cada uma delas, credor ou devedor.
  • O que são os mapas recapitulativos?

    Os mapas recapitulativos são mapas que incluem a identificação dos sujeitos passivos clientes/fornecedores da empresa, onde consta o montante total das operações internas realizadas com cada um deles no ano anterior, quando ultrapassem os 25 000€.
     

    Estes mapas fazem parte da declaração anual do IVA, que deve ser entregue anualmente, por via eletrónica.

  • Quem está obrigado a entregar os mapas recapitulativos?
    Está obrigado a entregar os mapas recapitulativos os sujeitos passivos, singulares ou empresas, desde que exerçam, de modo independente e contínuo, atividades de produção, comércio ou prestações de serviços. E ainda os organismos do Estado, autarquias e IPSS.
  • Qual a diferença entre saldo contabilístico e disponível?

    Os valores depositados na conta à ordem, efetivamente à disposição do cliente, correspondem ao saldo disponível.
     

    O saldo contabilístico, além do saldo disponível, engloba também os valores que se encontram pendentes de boa cobrança.

  • Qual a diferença de nota de crédito e nota de crédito PP?
    A nota de crédito é utilizada para retificar uma fatura, enquanto que a nota de crédito PP , é utilizada para retificar uma fatura recibo. 

    Na nota de crédito PP, o cliente já efetuou o pagamento do artigo.

Faturas

  • Como faço uma nota de crédito?
    Para emitir uma nota de crédito aceda a Movimentos→ Faturação e deve escolher se é uma nota de crédito ou uma nota de crédtio PP.

    De seguida, selecionar o cliente, indique o motivo de crédito este botão encontra-se ao lado seleção de documentos a creditar, depois clica no documento que pretende creditar, faça duplo clique sobre esse mesmo documento.

    Para finalizar a nota de crédito clica em fechar e a nota de crédito será emitida.
     
  • Posso alterar o valor do tratamento na fatura?
    Sim. Enquanto o documento estiver em modo de edição pode fazer a alteração.  

    Caso já tenha inserido o artigo, mas o valor unitário esteja incorreto com o lado direito do rato clique e escolha a opção Editar.
     
  • Posso converter um agendamento em fatura?
    Sim pode. Para isso basta aceder à marcação do cliente e clicar no botão Faturar que se encontra no rodapé da caixa, indique qual o documento que pretende gerar e a informação passa diretamente para o documento de venda. 

    Se estiver de acordo com o pretendido clique em fechar.
     
  • Trabalho com protocolos com entidades, posso emitir fatura?
    Sim, em faturação encontra a Faturação entidades.

    Para isso caso não tenha ainda inserido uma nova entidade no sistema aceda a Tabelas→ Entidades→ Entidades de seguida insira os dados pedidos.
     

Artigos

  • Como crio um artigo?

    Para criar um artigo acede à opção Tabelas-> Artigos-> Artigos. Clica em novo e é apresentada uma nova ficha de artigo, onde deve preencher os dados e no final gravar.

    Pode também criar novos artigos diretamente no menu Faturação, através do botão + Novo.

  • Como apago um artigo?
    Para apagar um artigo, acede à respetiva ficha de artigo e clica em apagar. Atenção, pois caso já existam movimentos registados relativos ao artigo não será possível apagá-lo.
  • Como dar entrada e saída de stock?
    Para dar entrada ou saída de stock aceda a Movimentos → Stock→ Stock.

    Em seguida no filtro documentos seleciona o tipo de movimento de Stock pretendido.
  • Como altero os dados de um artigo?
    Para alterar os dados de um artigo, acede à respetiva ficha de artigo, altera os dados e no final clica em gravar. Tenha atenção que após emitir documentos relativos a esse artigo, não poderá alterar a sua descrição

Envio SMS

  • Como ativo o serviço de envio SMS?
    Para ativar o serviço de SMS deverá contactar a Ponto 25 ou o seu revendedor e adquirir um pacote de SMS.
  • Qual o preço dos pacotes SMS?

    O pacote de 1.000 SMS tem um custo de 40,00€, o pacote de 5.000 SMS 150,00€ e o pacote de 10.000 SMS 300,00€, aos quais acresce IVA à taxa legal em vigor.
     

    Os pacotes SMS não têm limite de validade.

  • Posso enviar SMS em série?

    Sim, pode. Acede à opção CRM-> SMS-> Envio em Série. Nesta opção pode definir quais os destinatários e escrever a mensagem.
     

    Apenas serão apresentados destinatários que tenham associado nº de telemóvel na respetiva ficha.

  • Posso enviar SMS esporádicas?

    Sim, pode. Através da opção Tabelas, acede à ficha da entidade à qual pretende enviar a SMS.
     

    No campo telemóvel encontra o botão de Envio SMS, onde deve escrever a mensagem que será enviada apenas para essa entidade.

  • Tenho acesso a um histórico de SMS enviadas?

    Sim. Acede à opção CRM-> SMS-> Histórico de Envios.
     

    Pode indicar o período de tempo que pretende analisar e clicar em processar, assim será apresentado o histórico com indicação da data e hora de envio, destinatário e mensagem. Aqui pode também controlar o nº total de mensagens enviadas.

Utilizadores

  • Como crio um novo utilizador?
    Para criar um novo utilizador acede à opção Utilitários -> Edição de utilizadores. Clica em novo e é apresentada uma nova ficha de utilizador, onde deve preencher os dados e no final gravar.

     
  • Como configurar o acesso dos utilizadores?
    Acede à opção Utilitários -> Gestão de acessos. Escolha o utilizador e coloque um visto nos itens em que pretende dar acesso e o tipo de acesso edição, introdução ou consulta, no final clique em gravar.
  • Posso configurar o utilizador para não ter acesso ao histórico clínico?
    Sim, no separador Utilitários → Utilizadores → Edição de Utilizadores, pode dar indicação se o utilizador tem acesso ao histórico clínico.

    Comece por selecionar o utilizador, por defeito a opção Dados clínicos não está marcada, logo não terá acesso a esses dados. Para configurar deve colocar um visto para que este tenha acesso a essa informação. 
  • Posso configurar os horários por colaborador?
    Sim, aceda a Tabelas -> Colaboradores.

    Seleciona o colaborador em que pretende fazer essa alteração e no separador Agenda pode fazer a mudança do horário. No final clica no botão Gravar no lado direito e a alteração fica registada.
     

Configuração de conta

  • Como se instala o software para fazer leitura do cartão de cidadão?
    Para a instalação do leitor de CC aceda a Utilitários→ Configurações→ Dados da empresa, separador Cartão de cidadão encontra os links que deve utilizar para a instalação de duas aplicações.

    Encontra dois links, um para ambientes 64bits e outro para ambientes 32bits. Deve confirmar o que deverá instalar e de seguida clicar no link, assim o sistema faz o download automático da aplicação.
     
  • Como altero a minha password?
    Para alterar a password deve clicar no botão password, onde deverá introduzir a password atual e a nova password. Pode também aceder à opção Tabelas-> Utilizadores-> Alteração de Password.
  • Como altero a minha password?
    Para alterar a password deve aceder à opção Utilitários -> Alteração de Password, onde deverá introduzir a password atual e a nova password e no final gravar.
  • Como adiciono o logotipo da empresa no Clínicas?
    Para adicionar o logotipo da sua empresa deve aceder à opção Utilitários-> Configurações-> Dados da Empresa. No separador logotipo pode efetuar o upload do ficheiro.
  • Posso personalizar a barra de botões?

    Sim, pode. Cada utilizador pode personalizar a sua própria barra de botões. Para isso, cada utilizador, deve aceder à opção Utilitários-> Configurações-> Barra de Botões.

    Pode adicionar ou retirar os botões disponíveis e também alterar a ordem de apresentação dos mesmos.

  • Posso alterar o layout dos documentos?

    Não. O layout de cada documento necessita, obrigatoriamente, de cumprir determinados parâmetros, por isso não pode ser alterado pelo utilizador.

    Assim, se pretender alterar o layout de um documento deve contactar o seu revendedor.

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